根据《普通高等学校档案管理办法》和学校有关档案管理规定，结合基建处的实际，特制订本办法。

一、档案管理员设置

由于本处各科（室）职能比较独立，专业性强，档案多，为确保调阅查档准确及时，由基本建设科指定一人负责档案管理工作。

二、管理范围

1、基本建设科归档范围：①以处名义起草的文件、计划、总结、请示、汇报、合同（协议）及各类图表等；②上级和学校下发的重要文件；③质量监督科重要的、需随时查阅的档案复印件。④由本部门起草承办的文件、合同、协议和招投标及各类图表等； ⑤其它重要材料。

2、土地规划管理科归档范围：①由本部门起草的文件、合同、协议和招投标及各类图表等；②上级和学校下发的需要本部门完成落实的文件。③其它重要材料。

三、立卷归档及移交

1、各科室在工作中形成的文件材料，由专门人员分别按群类档案在每年4月底前完成上一年的立卷归档工作。

2、各科室交接归档材料时做好交接目录，一式两份，接收人与移交人各一份。

四、档案的管理

1、严格按照档案借阅制度，充分发挥档案在学校各项工作中的作用。

2、做好档案收进、移出、案卷质量、利用效果的统计工作。

3、对所存档案进行定期检查，切实做好防盗、防火、防光、防尘、防潮、防虫的安全措施，最大限度延长档案的使用寿命。

五、档案借阅制度

1、凡借阅的案卷，不得擅自复印、摘抄、涂改、污损、拆卷、抽页、打杠作标记，确保档案安全、完整和洁净。

2、确保档案的完整性，借档要有登记，归还要有日期，移交要有手续。